Todolisten und ich, das ist eine lange und spröde Geschichte, schließlich sind Todolisten im Grunde nichts anderes als runtergebrochene Excellisten und genauso sexy. Aber man braucht sie eben, gerademal als Selbstständiger, Homeworker und nicht zuletzt Familienvater, also ich zumindest, sonst geht’s drunter und drüber und trotzdem bleibt die Hälfte (meist das unangenehme) liegen wegen Vergessen.
Ich habe mich in meinem Leben schon durch ganze Dschungel an Apps und Behelfen durchgeschlagen, von Papier und Stift, welches die unpraktikabelste Lösung war, über das für seine Zeit damals fantastische iGTD, über Wunderlist bis zu Clear und Konsorten, bis ich letztes Jahr bei Any.do gelandet war und sie die schöne Lösung mit einer Chrome App vermasselt hatten, die lediglich die Webansicht in ein Appfenster holte, die viel zu viel Platz auf dem Monitor benötigte um damit arbeiten zu können. Mittlerweile gibt es sogar eine native Mac App, aber zu spät. Denn zwischenzeitlich hatte ich bei der Suche nach Alternativen Todoist entdeckt und kurz darauf gab es sogar via App Sumo ein halbes Jahr Premium für die App kostenlos. Zur gleichen Zeit schickte sich Todoist an seine API für IFTTT zu öffnen und das änderte alles, zum positiven. Seitdem ist Todoist für mich die Zentrale für so ziemlich alles, Texte die ich erst später lesen will landen via Pocket in der Leseliste „Zu lesen“, ebenso landen neue Kalendereinträge automatisch als Aufgabe im Eingang von Todoist, abends landet ein Digest mit allen erledigten Todos in meinem Journal Day One, das sich so auf magische Weise selbst füllt, dort landen via IFTTT auch sämtliche Tweets, Foursquare Checkins, Blogeinträge, Instagrammbeiträge etc automatisch, aber das ist nochmal eine andere Geschichte.
Die minimalistische Aufmachung, sowohl der Desktop App, als auch der iPhone App (Todoist gibt’s für so ziemlich jede Plattform) gefällt mir in ihrem Understatement, welches gar nicht so in den Vordergrund schiebt welch mächtiges Werkzeug man da in der Hand hält. Projekte können Unterprojekte beinhalten, die mittels Ettiketten an den GTD Standard angepasst werden können, man kann diese filtern, man hat Übersichten für den Eingang, Heute und was die nächsten 7 Tage anliegt. Verschieben der Einzelpunkte klappt via Drag & Drop und Erinnerungen an Termine klappen via Mail und Push Benachrichtigung auf’s Smartphone, weshalb ich mittlerweile für Termine mehr Todoist als den Kalender nutze.
Aprospos Kalender, Todoist synct auch bestens mit Sunrise Kalender (einen Kalender den ich Menschen aus meiner Branche nur empfehlen kann da er zugesagte Facebook Events automatisch integriert), so das die Tasks und Zeiten, wie DueDates, auch dort angezeigt werden.
All diese Dinge machen es schon schwer das irgend ein anderes Tool für mich hier konkurrieren könnte, aber dann kommt noch dieses Karmatool hinzu, was für den ein oder anderen vielleicht unötig gimmickige Spielerei ist, für mich aber, als Sucker für alles was mit Fortschrittsbalken und Piecharts zu tun hat definitiv der Punkt ist mit dem keine mir bekannte App mithalten kann. Das Karmatool zeigt die Menge der erledigten Todos pro Tag und Woche in farblicher Unterscheidung an, man kann einstellen wieviele man täglich und wöchentlich erledigen möchte und bekommt dies in Form einer Balkengrafik und einer Kurve, dem sogenannten Karmatrend zu sehen. Punkte gibt es für rechtzeitig erledigte Todos, Todos hinzufügen und Benutzung von Features wie Etiketten, Unterprojekten oder Erinnerungen. Die Kurve kann aber natürlich auch nach unten zeigen, wenn man z.B. seine eigenen Vorgaben nicht erfüllt. Ebenso lassen sich Tage einstellen an denen das Karmatool nicht zählt und die Punkte erhalten bleiben, Wochenenden oder Urlaub z.B. Ich habe mich mittlerweile vom Anfänger über Neuling, über, Fortgeschrittener bis zum Meister mit über 10.000 Punkten aufgeschwungen, zum Großmeister fehlen mir noch 9630 Punkte, danach wartet nur noch Erleuchtet auf mich. Wem das zu klickibunti ist, kann dieses Feature aber auch komplett abstellen.
Es gibt sicher noch viel mehr Punkte die zu erwähnen wären, z.B. die Kollaboration und Delegierung mit anderen an Projekten, die ich aber nicht nutze und von daher nur wenig dazu sagen kann.
Todoist ist jetzt bei mir seit über einem halben Jahr in täglicher Benutzung und ich möchte es nicht mehr missen. Der einzige Kritikpunkt der mir bleibt ist die fehlende Integration von zu beantwortenden Mails via Apple Mail, klar da gäbe es Workarounds, dennoch wäre mir eine Lösung in Todoist lieber. Für Gmail gibt es immerhin schon ein Plugin. Trotzdem eine der wenigen Apps für die ich die jährliche Premiumgebühr gerne zahle, die beträgt ca. 23€ und erlaubt mehr Farben, Erinnerungen, automatische Backups, mehr Projekte und Unterprojekte, Suche, Notizen und Anhänge zu Aufgaben, Standort Erinnerungen und diverses mehr, das es mir die knapp 2€ pro Monat definitiv wert ist.
Aber auch die freie Version kann schon viel und wird den meisten wahrscheinlich ausreichen, zumindest zum austesten ob das was für einen ist allemal.
